Gaji, Berapa Yang Pantas?

Sering kita mendengar keluhan karyawan lama bahwa mereka diperlakukan tidak adil, karena gajinya lebih kecil dibandingkan dengan rekan kerja yang bekerja belum lama, sedangkan mereka sudah bekerja lebih dari 10 tahun atau keluhan mengenai gaji yang tidak sebanding dengan kinerjanya. Sebenarnya, berapakah gaji yang pantas bagi seorang karyawan? Perlukah keadilan dalam memberikan gaji? Saya pernah meminta keadilan pada atasan saya 25 tahun yang lalu. Dia tertawa dan mengatakan bahwa didunia ini tidak ada yang adil. Yang kelihatan adil, justru tidak adil dan yang kelihatannya tidak adil, justru yang adil. Sebagai contoh: Anda mempunyai 2 orang anak, 1 duduk di kelas 5 SD dan 1 duduk dikelas 1 SMP. Anda merasa perlu melakukan keadilan pada anak, maka mereka masing-masing diberi uang saku Rp.5.000/hari. Uang saku yang sama bagi kedua orang anak kelihatannya adil, tetapi sebenarnya tidak adil, karena kebutuhan anak di SMP lebih besar dari kebutuhan adiknya yang duduk di kelas 5 SD.
Agar lebih seru, marilah kita ikuti 3 cerita di bawah sebagai ilustrasi:

Pemetik anggur:
Pada dua ribu tahun yang lalu, di Israel telah ada bursa tenaga kerja. Siapa yang ingin memakai tenaga kerja, dapat langsung ke bursa tersebut untuk mengadakan rekrutmen secara langsung. Seorang Pemilik kebun anggur melihat bahwa saatnya panen telah tiba. Pagi-pagi, Ia berangkat ke bursa tenaga kerja dan memilih 10 orang tenaga kerja yang terbaik. Masing-masing tenaga kerja setuju mendapat upah sebesar Rp.35.000 sehari, selama 8 jam kerja, dengan waktu kerja dari pk.8.00 sd pk.17.00. Sekitar pk.10.00, Pemilik Kebun Anggur melakukan inspeksi dan melihat bahwa 10 orang tenaga kerja tidak mungkin dapat memetik semua anggur yang ada, maka Ia kembali ke bursa tenaga kerja dan mendapati tenaga kerja yang tersedia bukanlah yang terbaik, tetapi hanya tersisa tenaga kerja kelas 2 dan kelas 3. Tenaga kerja kelas 2 meminta upah Rp.35.000 per hari dengan waktu kerja antara pk.10.30 sd p. 17.00. Karena tidak ada tenaga kerja lain yang lebih baik, maka dengan terpaksa Pemilik Kebun menyetujui syarat tersebut di atas dan mempekerjakan 5 orang tenaga kelas 2.

Sehabis makan siang, Pemilik Kebon sekali lagi melihat hasil kerja buruhnya dan Ia menilai bahwa tenaga kerja yang ada tidak mungkin menyelesaikan pekerjaannya tanpa menambah tenaga kerja. Akhirnya Ia kembali ke bursa dan mendapati hanya ada 3 orang tenaga kelas 3 yang tersisa. Mereka hanya mau bekerja dengan upah Rp.35.000 per hari dengan waktu kerja dari Pk.13.00 sd pk. 17.00. Dengan sangat terpaksa, Pemilik Kebon mengambil tenaga kerja kelas 3 ini

Saat pembayaran upah, Pemilik anggur memanggil buruh kelas 3 terlebih dahulu dan masing-masing menerima upah Rp.35.000, begitu pula buruh kelas 2 mendapat upah yang sama dengan buruh kelas 3. Akhirnya giliran buruh kelas 1 menerima upah yang juga sama dengan buruh kelas 2 dan 3. Dengan serentak mereka mengajukan protes, katanya kepada Pemilik Kebun: “Tuan telah melakukan perbuatan tidak tidak adil bagi kami. Kami adalah tenaga kerja kelas 1 dan telah bekerja 8 jam penuh, tetapi gaji kami disamakan dengan gaji karyawan kelas kambing dan mereka hanya bekerja setengah hari saja” Jawab Pemilik kebon:”Kenapa kamu mengatakan saya tidak adil, apakah saya telah menciderai janji kita? Pada saat mulai bekerja, anda dengan penuh kegembiraan menyatakan setuju untuk bekerja 8 jam dengan upah Rp.35.000. Sekarang hak anda telah saya bayar penuh tanpa kekurangan satu sen pun, lalu kenapa anda tidak puas? Bukan saya yang berlaku tidak adil, tetapi yang pasti adalah anda yang Cemburu “.

Koki Istana:
Dikisahkan, ada seorang Koki istana kaisar Cina yang selalu menggerutu dan tidak puas dengan gajinya. Sebenarnya gaji koki istana sudah cukup besar dan dapat menghidupi keluarganya secara layak, tetapi Ia tetap tidak puas, karena Ia tahu bahwa gaji Perdana Menteri jauh lebih besar dari gajinya. Apa kerja Perdana Menteri? Gerutunya : “Setiap hari Ia hanya bersenang-senang dan mendampingi kaisar berjalan-jalan”. Ketidakpuasan Koki telah menarik perhatian kaisar, dan pada suatu hari kaisar mengajak Perdana Menteri melakukan inspeksi ke daerah dengan naik kapal dan koki istana juga dibawa ikut serta. Setelah sampai suatu desa, kaisar minta agar kapal ditambat dan kaisar ingin melihat-lihat seberapa maju desa tersebut.

Pada saat kapal sudah ditambat, kaisar mendengar bunyi yang aneh dari daratan dan kaisar meminta koki untuk meneliti sumber bunyi tersebut. Koki turun ke darat dan kemudian melaporkan bahwa bunyi tersebut berasal dari anak anjing yang baru lahir. Kaisar bertanya:”berapa ekor jumlah anak anjing itu?”. Koki kembali ke darat dan menjawab ada 5 ekor. Kaisar bertanya lagi:”berapa ekor jantan dan berapa ekor betina?” Koki kembali kedarat dan menjawab ada 3 ekor jantan dan 2 ekor betina. Kaisar kembali bertanya:”bagaimana warna masing-masing anak anjing tersebut?” Koki kembali ke darat dan menjawab ada 2 ekor belang-belang, 1 ekor hitam dan 2 ekor coklat. Kaisar kemudian memanggil Perdana Menteri untuk menyelidiki sumber bunyi didarat. Perdana Menteri pergi ke darat disaksikan oleh koki. Setelah kembali, Perdana Menteri menjawab:”Tuanku, sumber bunyi adalah berasal dari anak anjing yang baru lahir. Jumlahnya sebanyak 5 ekor, 3 ekor jantan dan 2 ekor betina, ada 2 ekor berwarna belang-belang, 1 ekor hitam dan 2 ekor coklaT”. Kaisar tersenyum dan berkata kepada koki:”sekarang kamu sudah paham.Saya memberikan kamu pekerjaan dan kamu mengerjakannya sebanyak 4 kali, sedangkan pekerjaan yang sama dikerjakan oleh Perdana Menteri hanya 1 kali saja. Jadi sudah sepantasnya gaji kamu jauh lebih rendah beberapa kali lipat dari gaji Perdana Menteri”.

Buruh Pabrik:
Pada tahun 1985, perusahaan pertama kalinya menerapkan skala gaji dan penerapan skala gaji ini tidak seluruhnya dipahami oleh semua karyawan, karena kurangnya sosialisasi. Ada seorang buruh harian pabrik di Ancol yang tidak mendapat kenaikkan gaji karena berlakunya sIstem baru ini. Buruh ini bertanya kepada atasannya, kenapa Ia tidak naik gaji, padahal ia merasa tidak pernah bolos dan telah bekerja dengan rajin. Atasannya menjawab bahwa menurut kepala Personalia, gaji buruh tersebut terlalu tinggi dan jika tidak puas dapat langsung berhubungan dengan Personalia. Buruh tersebut telah bekerja lebih dari 10 tahun, kemudian menemui saya dan dengan agak takut-takut menanya, kenapa gajinya tidak naik. Menurut anggapannya, gajinya sebesar Rp.1.200 per hari masih relatiF kecil, sedangkan Ia mempunyai 3 orang anak dan gaji tersebut hanya cukup untuk kebutuhan sehari-hari saja dan Ia masih belum mampu menabung.

Saya tidak menjawab pertanyaannya secara langsung dan memberikan ilustrasi sebagai berikut: Pekerjaan anda adalah mengangkat karung yang berisi poultry feed. Buruh yang baru diterima pada umur 18 tahun, mendapat upah Rp.600 per hari, dan mampu mengangkat sebanyak 100 karung per hari, berarti setiap karung biayanya adalah sebesar Rp.6,- Sedangkan anda, karena umur sudah di atas 40 tahun, hanya mampu mengangkut 80 karung perhari, tetapi gaji anda telah mencapai Rp.1.200/hari atau biaya 1 karung = Rp.15,- Mana yang lebih murah, Rp.6 per karung atau Rp.15 per karung? Jika menurut pertimbangan ekonomi, anda harus diberhentikan dan diganti dengan buruh yang lebih murah dan produktif, tetapi perusahaan tidak memberhentikan anda dan perusahaan hanya membatasi kenaikkan gaji anda agar perbandingan gaji anda tidak terlalu jauh dengan gaji buruh lainnya yang setara. Meskipun penggajian ini kelihatannya tidak adil bagi anda, tetapi justru lebih adil bagi karyawan lainnya yang lebih produktif. Buruh ini keluar dari kamar Personalia dengan bengong, karena apa yang dijelaskan kelihatannya masuk diakal, tetapi kenyataan hidup yang harus dihadapi makin sulit.

Semoga bermanfaat.

by : Herman Pattioso

Read More......

[+/-] Ringkasan...

Talent Management is the way…

Belakangan ini kata-kata Talent Management begitu sering didengar, menjadi pembicaraan hangat di banyak organisasi dan di kalangan HR. Mengapa Talent Management menjadi penting bagi sebuah organisasi? Sebenarnya apa Talent Management? Pertanyaan ini mungkin pernah terbersit dalam pikiran pada saat mendengar kata-kata tersebut di atas.

Talent adalah seseorang atau sekelompok orang yang memiliki keterampilan, pengetahuan, pengalaman, kemampuan belajar dan berkembang, kepintaran, karakter dll dapat dikatakan sebagai kompetensi yang sesuai, diperlukan dalam sebuah organisasi. Sedangkan Talent Management adalah sebuah proses terintegrasi dari pembelajaran, tumbuh secara berkesinambungan, meningkatkan kinerja dan pengembangan pada berbagai tingkatan dalam organisasi.

Bagi suatu organisasi, tenaga kerja adalah asset, bukan suatu komoditi, oleh karenanya organisasi akan mengelola, merencanakan, mempertahankan assetnya dengan sebaik mungkin.

Tenaga kerja dengan Talent yang sesuai dapat membantu perusahaan untuk mencapai visi dan misi serta mewujudkan strategi yang sudah ditetapkan untuk dapat bersaing, bertahan dan bertumbuh dalam dunia bisnis.

Dewasa ini dengan ketatnya persaingan dalam dunia usaha, agar suatu organisasi dapat tetap menancapkan giginya, bersaing, bertahan dan bertumbuh dalam percaturan bisnis yang ada, perebutan Talent tidak dapat dihindarkan. Kehadirannya menjadi begitu penting bagi suatu organisasi.

Seperti telah disampaikan di atas, mengelola tenaga kerja adalah tanggung jawab sebuah organisasi. Apalagi bila mengelola dan mengembangkan Talent, tentunya berkaitan dengan gerak langkah sebuah organisasi, seluruh jenjang di dalamnya terlibat untuk memperkuat dan mengembangkan setiap Talent yang dimiliki.

Mengelola Talent agar tepat sasaran dalam arti sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai visi, misi dan strategi perusahaan tidaklah mudah.
Talent dan Organisasi adalah seperti sekeping mata uang logam, ada dua sisi dalam kepingan tersebut.
Organisasi :
Apa visi, misi dan strategi suatu organisasi
Talent :
Tenaga kerja atau Talent adalah asset yang harus dimiliki, dikelola, dikembangkan, direncanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

Setiap jenjang dan pemimpin organisasi akan selalu berhadapan dengan masalah ”keping uang logam” organisasi dan Talent. Apakah Talent yang dimiliki sekarang telah sesuai dengan tujuan organisasi pada saat ini. Apakah Talent tersebut dapat dikembangkan dan dipertahankan untuk menjawab kebutuhan dan tantangan organisasi di masa mendatang. Apabila jawabannya adalah ”tidak” lalu apa yang harus dilakukan dan apabila ”ya” bagaimana langkah selanjutnya.

Pembahasan ini menjadi menarik apabila jawabannya adalah ”tidak”, maka organisasi tersebut haruslah mencari Talent yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi tersebut, dalam hal ini dapat dengan membeli atau meminjam Talent yang diperlukan.
”Membeli” artinya Talent tersebut akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi sejak hari pertama Talent bergabung.
”Meminjam” artinya Talent tersebut akan menjadi bagian dari organisasi untuk suatu jangka waktu tertentu.

Bagaimana sebuah organisasi melakukan proses seleksi pada Talent yang dimilikinya untuk dapat mengetahui apakah mereka sesuai dan memiliki kesiapan untuk menjawab kebutuhan dan tantangan organisasi sekarang dan masa mendatang. Proses seleksi inilah disebut assessment center.

Dalam assessment center digunakan berbagai macam alat untuk dapat memberikan indikator potensi dan kesiapan seorang Talent. Pada umumnya alat yang digunakan adalah untuk profilling Talent, atau simulasi suatu pekerjaan tertentu, misalnya dilakukan in tray, group discussion, presentation, analisa pemecahan masalah, decision making, case study, untuk mendapatkan gambaran utuh tentang Talent tersebut.

By: Cosmas Wardojo

Read More......

[+/-] Ringkasan...

Pentingnya Komunikasi Untuk Mensosialisasikan Benefit Karyawan

Dilihat dari tujuan utama pemberian benefit kepada karyawan yaitu antara lain untuk meningkatkan komitmen karyawan terhadap perusahaannya dan untuk memotivasi karyawan. Dengan tujuan ini Perusahaan cukup serius dalam menangani benefit bagi karyawan. Perusahaan mengerti bahwa masalah ini sangatlah penting.
Seperti kita semua ketahui, sulit untuk mencapai kepuasan bagi seluruh karyawan secara merata, karena kebutuhan tiap orang berbeda-beda. Perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan karyawan agar karyawan merasa nyaman dalam bekerja di dalam perusahaan, namun tentu tidak semua karyawan puas dengan kebijakan perusahaan yang diambil. Salah satu benefit untuk mencapai tujuan seperti yang disebutkan diatas adalah jaminan kesehatan karyawan.

Untuk penerimaan benefit ini kepada karyawan, maka tentu saja perlu komunikasi dua arah. Mengapa komunikasi penting? Ya, memang harus ada komunikasi supaya tujuan pemberian benefit tidak sia-sia tentunya... Ingat pepatah mengatakan bahwa tak kenal maka tak sayang...

Komunikasi adalah hal yang penting bagi Perusahaan dan karyawan untuk mensosialisasikan, memahami, mengapresiasi dan melaksanakan benefit. Namun, hanya sedikit saja yang yakin bahwa perusahaan telah mengkomunikasikan dan karyawan telah memahami dengan baik mengenai adanya benefit terutama jaminan kesehatan ini.
Mengapa ada kesenjangan dalam komunikasi antara karyawan dengan perusahaan terutama pada program benefit jaminan kesehatan ini?
Sebuah lembaga bernama Colonial Life yang berkantor di Columbia, AS melakukan survei atas 650 orang manajer HR dan administrator benefit dengan menanyai mereka tentang benefit yang mereka sediakan dan sejauh mana karyawan memahami adanya benefit tersebut. Hampir lima persen manajer berpikir bahwa karyawan mereka bahkan tidak tahu-menahu perihal benefit yang tersedia bagi mereka.

Dalam sebuah survei terpisah jauh sebelumnya, yang dilakukan oleh Watson Wyatt Worldwide, ditemukan fakta bahwa karyawan lebih menghargai perusahaan yang memberikan benefit lebih sedikit namun dijelaskan dengan baik, ketimbang perusahaan yang benefitnya banyak namun mereka tidak tahu karena tidak ada penjelasan yang memadai.

Dari uraian di atas, dapat dilihat betapa pentingnya komunikasi antara perusahaan dan karyawan dalam hal benefit. Masalah komunikasi ini ternyata sering kali muncul dalam menjelaskan benefit. Kita berada di tengah antara perusahaan dan karyawan, dapat bertanya pada diri kita sendiri: apakah kita sendiri mengerti mengenai kebijakan, ketentuan dan prosedur benefit terutama jaminan kesehatan dan juga telah mengkomunikasikannya kepada karyawan di lingkungan atau area kita?

Personalia adalah pintu pertama berarti bagian yang langsung berhadapan dengan karyawan, sehingga mau tak mau personalia diharapkan mengetahui asuransi yang dipergunakan dan prosedur klaim untuk membantu karyawan baik informasi maupun kasus-kasus yang muncul.

Disini kita tidak membahas mengenai ketentuan asuransi kesehatan yang kita laksanakan, manfaat yang kita atau karyawan terima, cara klaim atau sebagainya. Mungkin kebanyakan kita mengetahui benar hal tersebut. Tapi yang menjadi permasalahan apakah disekitar kita memahami benar mengenai benefit tersebut?

Peran kita sebagai orang yang berada di antaranya menjadi jembatan bagi perusahaan dan karyawan. Komunikasi yang kita lakukan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu komunikasi ke atas, misalnya kita berkomunikasi ke para pimpinan perusahaan dan komunikasi ke bawah, yaitu komunikasi dari tingkat yang lebih tinggi ke arah bawah. Ini sangat penting dan memang sulit. Kita harus menjelaskan ke karyawan, juga kita mendengarkan dan menerima masukan-masukan yang kemudian disampaikan ke manajemen perusahaan.
Kecanggihan pada era globalisasi saat ini, sungguh mengagumkan. Komunikasi menjadi lebih mudah dilakukan seperti dengan: surat elektronik (e-mail) yang dapat langsung diterima dalam hitungan per detik, kotak pesan (messanger), telepon genggam (mobile phone), SMS (short messanger service), 3G, dan seterusnya. Semua kemudahan tersebut memang tidak menjamin bahwa komunikasi akan berjalan lancar, dalam arti bisa diterima dan dipahami oleh pihak penerima.

Permasalahan yang timbul dalam komunikasi ini adalah:

1. Mendengarkan, masing-masing pihak berusaha untuk bicara sehingga tidak ada yang mendengarkan. Informasi yang disampaikan tentu akan sia-sia
2. Empati, jika mendengarkan tanpa empati, akan percuma saja berkomunikasi antar pihak. Dengan empati, diharapkan masing-masing pihak memahami permasalahan yang ada. Atau mudah berempati, alias termanipulasi oleh pihak lain, sehingga tidak efektif dalam penyampaian?
3. Saling adu bicara, lalu siapa yang mendengarkan?
4. Kurang pemahaman akan informasi yang akan disampaikan.
5. Bahasa dengan banyak jargon dan kecepatan pengucapan, yang sulit didengar dan dipahami oleh penerima
6. Cara penyampaian, karena akan lebih mudah menyampaikan kabar gembira daripada kabar yang lebih buruk.
7. Sulit menerima umpan balik.
   dan seterusnya - yang tentu dapat diteruskan oleh Anda.
   

Oleh karena itu, kita perlu mengikuti kiat mempelajari keterampilan berkomunikasi, yaitu:

1. Harus menyadari mengapa keterampilan komunikasi penting dikuasai dan apa manfaatnya bagi kita
2. Harus memahami arti ketrampilan berkomunikasi dan bentuk-bentuk perilaku komponennya yang perlu kita kuasai untuk mewujudkan keterampilan itu
3. Harus rajin mencari atau menemukan situasi-situasi dimana kita dapat mempraktikkan ketrampilan tersebut
4. Tidak boleh segan atau malu meminta bantuan orang lain untuk memantau usaha kita serta memberikan penilaian tentang kemajuan yang sudah kita capai maupun kekurangan yang masih kita miliki
5. Tidak boleh bosan belajar atau berlatih. Keterampilan berkomunikasi tersebut harus kita praktekkan terus menerus.
6. Keseluruhan latihan tersebut harus kita bagi dalam satuan-satuan atau bagian-bagian tertentu, agar setiap kali dapat kita rasakan keberhasilan usaha kita. Misalnya, berlatih membangun sikap percaya, mengungkapkan pikiran secara jelas, mendengarkan dan sebagainya.
7. Akan sangat menolong bila kita dapat menemukan teman yang dapat kita ajak sebagai lawan berlatih.
8. Keterampilan berkomunikasi dengan seluruh komponen atau bagiannya teresbut harus terus menerus kita latih dan pratikkan, sampai akhirnya menjadi bagian dari diri kita
   

Lalu apakah yang perlu kita lakukan?
Sebenarnya banyak cara untuk dapat menyampaikan kepada karyawan mengenai benefit yang mereka terima melalui media seperti misalnya:
1. buku panduan, yang dapat diakses di web perusahaan
2. program sosialisasi kepada karyawan di lokasi kerja
3. brosur atau surat atau email
4. majalah atau milis khusus karyawan
5. melalui video
6. melalui pertemuan dalam sebuah tim, atau bahkan
7. melalui pertemuan tatap muka secara pribadi

Jadi media apakah yang telah kita terapkan untuk dapat menyampaikan benefit kepada karyawan, sehingga karyawan juga termotivasi dan berkomitmen terhadap perusahaan, dan karyawan juga merasakan bahwa perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan jaminan kesehatan bagi dirinya dan keluarganya, sehingga dapat secara nyaman dan aman bekerja.

Colonial Life menanyai para manajer mengenai metode yang mereka gunakan untuk mengkomunikasikan mengenai benefit kepada karyawan, dan hasilnya sebagai berikut:
1. 90% manajer mengatakan, pertemuan tatap muka langsung dengan karyawan akan sangat meningkatkan pemahaman mereka mengenai benefit yang disediakan perusahaan, namun hanya 58% yang melakukannya.
2. 80% menggunakan metode pertemuan kelompok untuk menjelaskan soal benefit
3. 44% menjelaskannya melalui internet
4. 40% meminta karyawan untuk mencari tahu sendiri.

Dari survei di atas, kita dapat melihat mana metode yang efektif agar kita dapat mengkomunikasikan benefit perusahaan kepada karyawan. Kecanggihan teknologi tidak dapat menjamin akan terjadi komunikasi yang baik. Kita telah memberikan sosialiasi mengenai jaminan kesehatan kepada pertemuan kelompok, dan seluruh informasi mengenai benefit terutama jaminan kesehatan dapat diperoleh dari web perusahaan, namun apakah kita telah menerapkan pertemuan tatap muka langsung dengan karyawan sehingga meningkatkan pemahaman mereka tentang benefit yang ada?

Sumber:
- Blog: Beautiful Mind, 2008
- Dr. A. Supratiknya, Komunikasi Antarpribadi, 2000
- George A. Miller, Language and Communication, 1963
- Joseph A. DeVito, Komunikasi Antarmanusia, 1997
- Michael Armstrong and Helen Murlis, Reward Management, 2003


by : Elfiria

Read More......

[+/-] Ringkasan...

PGA : Tantangan dan Kesempatan di dalam Situasi Krisis

Seorang rekan PGA BU pernah menceritakan keluh kesah karyawan di tempatnya sehubungan dengan kesulitan yang dihadapi karyawan tersebut akibat krisis yang terjadi saat ini. Kenaikan harga kebutuhan pokok membuat karyawan bingung dalam mengatur keuangannya. Di sisi lain pemerintah sudah sering meminta kalangan dunia usaha dan masyarakat untuk melakukan efisiensi, bahkan mulai bulan Agustus pemerintah sudah menata waktu kerja karyawan dengan mengeluarkan SKB 5 menteri. Sebagai bagian dari dunia usaha di Indonesia tentunya perusahaan tempat kita bekerja tidak akan bisa lepas dari permasalahan tersebut termasuk dalam mendukung kebijakan pemerintah. Lalu apa hubungannya kedua hal di atas dengan PGA BU?. Atau peran apa yang akan dilakukan oleh PGA BU dalam situasi sekarang?

Yang menghubungkan kondisi di atas dengan PGA BU adalah posisi atau tugas dan tanggung jawab PGA di dalam Business Unit. Tugas dan tanggung jawabnya akan membuat PGA berada di garis depan mewakili management berhadapan langsung dengan semua pihak yang terkena dampak krisis atau perubahan. Contoh diatas hanyalah salah satu hal kecil dari sisi internal yang dihadapi PGA BU. Masih banyak permasalahan internal lain yang lebih besar akan dihadapi PGA BU dalam menjalankan tugas sebagai Personalia dan General Affairs. Selain internal, permasalahan eksternal (Community Development) juga akan muncul seiring dengan krisis yang dialami masyarakat sekitar Business Unit. Kalau disederhanakan terdapat 2 hal besar yang dihadapi seorang PGA dalam situasi krisis sekarang yaitu :

A. Permasalahan Internal :

1. Sosialisasi dan implementasi kebijakan yang dikeluarkan perusahaan dalam menghadapi krisis kepada setiap pihak di Business Unit masing-masing. Saat ini semua perusahaan umumnya mempunyai program untuk melakukan efisiensi, paling tidak dari sisi penggunaan energi (baik karena kesadaran sendiri maupun untuk mendukung kebijakan pemerintah dalam penghematan energi). Karena kebijakan itu berhubungan dengan banyak pihak, biasanya akan mendapatkan reaksi dari orang lain baik itu yang sifatnya menolak maupun mendukung. Disini dibutuhkan kemampuan seorang PGA untuk mampu menterjemahkan kebijakan tersebut dalam bahasa yang sesuai dengan kondisi masing-masing BU tanpa harus mengurangi goals yang ingin dicapai pihak management.
2. Menangkap dan mengolah aspirasi karyawan yang terkena langsung krisis secara umum maupun akibat kebijakan perusahaan. Krisis yang terjadi akan mengakibatkan terjadinya perubahan dalam kehidupan setiap orang. Kalau perubahan yang sesuai dengan keinginan karyawan tentunya tidak akan ada masalah. Tetapi kalau kita ikuti berita atau dengan mengamati lingkungan sekitar yang menjalankan program efisiensi/ penghematan maka umumnya reaksi yang terjadi adalah ketidaknyamanan atau bahkan penolakan. Kondisi secara umum saja sudah membuat susah (misal akibat kenaikan harga kebutuhan pokok) apalagi ditambah dengan “masalah baru” dalam pekerjaan. Dan wajar kalau kondisi tersebut juga terjadi disetiap BU. Disinilah muncul tantangan bagi seorang PGA BU untuk mengolah respon dari setiap pihak yang terlibat dalam proses bisnis untuk kemudian dipergunakan untuk kebaikan semuanya.

B. Permasalahan Eksternal :

1. Menghadapi tuntutan dan ancaman lingkungan yang semakin meningkat karena kesulitan hidup di tengah-tengah krisis yang terjadi. Data keamanan yang ada memperlihatkan tuntutan masyarakat yang berada di sekitar BU semakin beragam. Kondisi sulit yang terjadi ditengah-tengah masyarakat akibat krisis akan membuat lingkungan sekitar BU akan mencoba segala cara untuk mendapatkan sebanyak mungkin “bantuan” dari setiap perusahaan yang ada di wilayah mereka. Bahkan bila tidak memungkinkan dengan jalur legal, kemungkinan dengan jalur ilegal seperti pencurian, pemalakan akan dilakukan baik secara perorangan maupun kelompok.
2. Menjalankan kebijakan perusahaan terhadap masyarakat atau lingkungan
   Program efisiensi yang dilakukan perusahaan tentunya akan berpengaruh juga terhadap besaran nominal bantuan yang bisa diberikan perusahaan kepada masyarakat di sekitar perusahaan. Padahal di pihak lain disituasi normal saja masyarakat umumnya akan selalu mencoba meminta kenaikan bantuan setiap tahun. Sehingga dalam situasi krisis saat ini tidak akan berlebihan jika masyarakat selalu mencoba meminta lebih walau disisi lain adalah sangat wajar juga setiap perusahaan akan mencoba untuk mengecilkan atau setidaknya tidak ada kenaikan disetiap pos pengeluaran termasuk untuk lingkungan. Disinilah tantangan bagi PGA BU bagaimana caranya menyusun program sesuai dengan kebijakan perusahaan sekaligus juga bisa menciptakan komunikasi yang efektif kepada masyarakat.

Karena kondisi disetiap lokasi sangat bervariasi maka tidak akan bisa diperoleh suatu rumusan yang dapat diterapkan di setiap tempat. Tetapi beberapa usulan dibawah bisa dijadikan referensi untuk menjawab tantangan-tantangan yang ada di setiap unit :
Untuk menjawab tantangan Internal di atas paling tidak dapat dilakukan hal-hal berikut :

1. Kenali prioritas bisnis yang sedang terjadi atau dilakukan di lapangan.
   Untuk mengetahui prioritas tersebut dibutuhkan pengenalan yang mendalam terhadap apa yang sedang terjadi di dalam proses bisnis. Pengenalan tentunya membutuhkan komunikasi dan interaksi kesetiap pihak yang mempunyai otoritas dalam menentukan kebijakan disetiap lokasi. Tetapi interaksi atau komunikasi itu hanya akan efektif jika sebelumnya sudah mengetahui tujuan yang ingin dicapai. Prioritas sangat menentukan jenis supporting yang dibutuhkan oleh operasional. Kesalahan dalam membaca kebutuhan business akan menyebabkan tidak efektifnya support yang diberikan oleh PGA BU. Sebaliknya jika cocok maka support yang diberikan akan sangat membantu operasional dalam mencapai targetnya, dan setiap pertanyaan yang muncul dari karyawan akibat kebijakan perusahaan akan terjawab juga.
2. Kenali secara detail tugas dan tanggung jawab PGA serta keterkaitannya dengan situasi internal
   Secara umum tugas dan tanggung jawab PGA hampir sama jenisnya di setiap lokasi. Kalaupun ada perbedaan umumnya muncul karena kekhasan dari bidang bisnis sehingga memunculkan satu atau dua jenis pekerjaan tertentu yang tidak terdapat di bisnis lain. Satu hal yang pasti adalah semua tugas-tugas tersebut fungsinya untuk mendukung BU dalam mencapai targetnya. Pengenalan secara detail setiap seluk beluk pekerjaan PGA akan memudahkan kita dalam mengaitkannya dengan prioritas bisnis di setiap kondisi. Sebagai contoh dalam masalah penghematan energi, pengenalan yang mendalam terhadap seluk beluk AC atau peralatan listrik akan memudahkan mengatur atau menentukan tindakan yang paling baik untuk semua pihak dalam arti tujuan perusahaan akan penghematan terpenuhi tetapi juga tanpa harus mengganggu efektifitas kerja karyawan lain.
3. Skala prioritas yang jelas
   Sebenarnya tugas-tugas rutin PGA sudah sangat menyita waktu setiap hari. Hanya pengenalan yang mendalam terhadap setiap detail pekerjaan tersebut yang akan mempermudah dalam membuat skala prioritas dalam melaksanakannya. Ketika ada kebijakan baru yang dikeluarkan perusahaan dalam melewati situasi krisis saat ini, maka pengenalan akan semua tugas PGA serta keterkaitannya dengan prioritas bisnis BU akan mempermudah dalam menentukan mana pekerjaan yang harus didahulukan dan kesiapan dalam menyelesaikan setiap dampak yang muncul akibat implementasi kebijakan tersebut.
4. Inovasi tiada henti
   Setiap masalah atau krisis selalu menghasilkan 2 sikap yaitu, sikap menyerah atau menganggap masalah sebagai tantangan untuk melakukan inovasi atau kreativitas. Semua orang pasti akan setuju bahwa krisis sekarang akan membuat tugas-tugas semakin berat dan banyak. Tetapi sikap berfikir posistif disertai kemauan yang kuat selalu menghasilkan inovasi baru untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang muncul.

Permasalahan eksternal yang muncul tidak kalah rumitnya dengan permasalahan internal. Bahkan bagi seorang PGA permasalahan eksternal (terutama yang berhubungan dengan masyarakat sekitar) sering boleh jadi lebih memusingkan dengan permasalahan internal. Hal ini terjadi terutama dilokasi-lokasi tertentu yang masyarakatnya cenderung selalu “melakukan” gangguan terhadap perusahaan. Dalam masa krisis saat ini paling tidak dibutuhkan hal-hal berikut :

1. Usahakan selalu punya data terbaru demography masyarakat
   Pengenalan terhadap kondisi masyarakat sekitar sangat menentukan efektifitas kebijakan (terutama bantuan) yang dikeluarkan perusahaan. Dalam situasi krisis dimana tuntutan masyarakat terhadap perusahaan semakin besar, dibutuhkan selalu data terbaru kondisi masyarakat disekitar perusahaan. Sebagai contoh, mungkin saja sudah terjadi perubahan komposisi kelompok atau tokoh yang berpengaruh di masyarakat. Akibatnya bantuan atau komunikasi yang dilakukan tidak akan menjawab kebutuhan perusahaan atau bahkan malah menimbulkan masalah yang lebih besar.
2. Prioritas program yang sesuai dengan kondisi lapangan
   Sama seperti dalam penyelesaian masalah internal, situasi krisis sangat membutuhkan kejelian dalam menyusun prioritas program dalam bidang eksternal. Bisa saja akan terjadi pengurangan pengeluaran untuk pos tertentu, melakukan perubahan dalam pengeluaran atau bahkan menghilangkannya. Tetapi perubahan tersebut tetap harus tidak mengurangi situasi kondusif atau aman bagi BU dalam menjalankan bisnis. Untuk itu data terbaru dan detail dari komposisi masyarakat atau lingkungan BU akan sangat menentukan dalam membuat prioritas program yang bisa dijalankan. Tidak semua tuntutan masyarakat bisa dipenuhi tetapi prioritas program yang sesuai dengan kondisi lapangan paling tidak akan menyelesaikan permasalahan utama yang harus dihadapi.
3. Pola komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan lapangan (networking)
   Tidak mungkin setiap tuntutan masyarakat yang berhubungan dengan dana bisa dipenuhi oleh perusahaan. Untuk itu kemampuan dalam melakukan komunikasi yang efektif kepada tokoh atau golongan yang tepat akan sangat membantu dalam menyelesaikan setiap permasalahan. Bukan hanya itu, program yang dijalankan juga membutuhkan komunikasi yang efektif agar semua pesan yang ingin disampaikan perusahaan bisa diterima dengan jelas oleh orang atau kelompok yang tepat. Pola komunikasi disetiap lokasi pasti akan berbeda karena sangat dipengaruhi oleh budaya atau kebiasaan lokal.
4. Program dan pertanggung jawaban yang jelas
   Prioritas program yang dilakukan harus memunculkan kegiatan yang tepat sasaran. Karena bisa jadi niat yang baik tetapi jika tidak disertai dengan pelaksanaan yang baik akan menimbulkan permasalahan baru. Untuk itu harus selalu bisa dipastikan bahwa disetiap kegiatan yang dilakukan semua unsur pendukung dalam program tersebut ikut berperan serta. Sebagai contoh, bantuan kepada salah satu tokoh atau kelompok hanya akan berguna atau efektif jika hal tersebut bisa menimbulkan dampak luas bagi masyarakat lainnya. Dari sisi perusahaan, setiap pengeluaran membutuhkan laporan rincian pertanggungjawaban yang jelas. Karena laporan ini akan sangat membantu dalam menentukan kebijakan selanjutnya dimasa mendatang.

Akhirnya kalau meminjam kriteria yang dipakai Mbah Dave Ulrich dalam buku HR Champion, dengan menjalankan semua kegiatan tersebut berarti kita sudah menjadi (paling tidak mendekati kriteria) PGA yang champion karena sudah mampu mempertanggung jawabkan semua tugas yang dipercayakan ( administrasi dengan data yang akurat dan transparan), punya kontribusi yang nyata dalam menghadapi krisis yang terjadi saat ini, melakukan terobosan dan inovasi dalam membuat dan menjalankan program ditengah kesulitan dan terakhir semua peran atau program yang kita lakukan ternyata dapat mensupport pimpinan BU (operasional) menjalankan kegiatan bisnis dengan baik ditengah-tengan krisis sekarang ini. Jadi situasi krisis tidak menurunkan sisi profesionalitas kita dengan turunnya standar atau kualitas pelayanan kepada BU. Kualitas harus minimal sama bahkan sangat memungkinkan untuk terus meningkat. Hebat bukan......

by : Jimmy Perangin Angin

Read More......

[+/-] Ringkasan...