PGA : Tantangan dan Kesempatan di dalam Situasi Krisis

Seorang rekan PGA BU pernah menceritakan keluh kesah karyawan di tempatnya sehubungan dengan kesulitan yang dihadapi karyawan tersebut akibat krisis yang terjadi saat ini. Kenaikan harga kebutuhan pokok membuat karyawan bingung dalam mengatur keuangannya. Di sisi lain pemerintah sudah sering meminta kalangan dunia usaha dan masyarakat untuk melakukan efisiensi, bahkan mulai bulan Agustus pemerintah sudah menata waktu kerja karyawan dengan mengeluarkan SKB 5 menteri. Sebagai bagian dari dunia usaha di Indonesia tentunya perusahaan tempat kita bekerja tidak akan bisa lepas dari permasalahan tersebut termasuk dalam mendukung kebijakan pemerintah. Lalu apa hubungannya kedua hal di atas dengan PGA BU?. Atau peran apa yang akan dilakukan oleh PGA BU dalam situasi sekarang?

Yang menghubungkan kondisi di atas dengan PGA BU adalah posisi atau tugas dan tanggung jawab PGA di dalam Business Unit. Tugas dan tanggung jawabnya akan membuat PGA berada di garis depan mewakili management berhadapan langsung dengan semua pihak yang terkena dampak krisis atau perubahan. Contoh diatas hanyalah salah satu hal kecil dari sisi internal yang dihadapi PGA BU. Masih banyak permasalahan internal lain yang lebih besar akan dihadapi PGA BU dalam menjalankan tugas sebagai Personalia dan General Affairs. Selain internal, permasalahan eksternal (Community Development) juga akan muncul seiring dengan krisis yang dialami masyarakat sekitar Business Unit. Kalau disederhanakan terdapat 2 hal besar yang dihadapi seorang PGA dalam situasi krisis sekarang yaitu :

A. Permasalahan Internal :

1. Sosialisasi dan implementasi kebijakan yang dikeluarkan perusahaan dalam menghadapi krisis kepada setiap pihak di Business Unit masing-masing. Saat ini semua perusahaan umumnya mempunyai program untuk melakukan efisiensi, paling tidak dari sisi penggunaan energi (baik karena kesadaran sendiri maupun untuk mendukung kebijakan pemerintah dalam penghematan energi). Karena kebijakan itu berhubungan dengan banyak pihak, biasanya akan mendapatkan reaksi dari orang lain baik itu yang sifatnya menolak maupun mendukung. Disini dibutuhkan kemampuan seorang PGA untuk mampu menterjemahkan kebijakan tersebut dalam bahasa yang sesuai dengan kondisi masing-masing BU tanpa harus mengurangi goals yang ingin dicapai pihak management.
2. Menangkap dan mengolah aspirasi karyawan yang terkena langsung krisis secara umum maupun akibat kebijakan perusahaan. Krisis yang terjadi akan mengakibatkan terjadinya perubahan dalam kehidupan setiap orang. Kalau perubahan yang sesuai dengan keinginan karyawan tentunya tidak akan ada masalah. Tetapi kalau kita ikuti berita atau dengan mengamati lingkungan sekitar yang menjalankan program efisiensi/ penghematan maka umumnya reaksi yang terjadi adalah ketidaknyamanan atau bahkan penolakan. Kondisi secara umum saja sudah membuat susah (misal akibat kenaikan harga kebutuhan pokok) apalagi ditambah dengan “masalah baru” dalam pekerjaan. Dan wajar kalau kondisi tersebut juga terjadi disetiap BU. Disinilah muncul tantangan bagi seorang PGA BU untuk mengolah respon dari setiap pihak yang terlibat dalam proses bisnis untuk kemudian dipergunakan untuk kebaikan semuanya.

B. Permasalahan Eksternal :

1. Menghadapi tuntutan dan ancaman lingkungan yang semakin meningkat karena kesulitan hidup di tengah-tengah krisis yang terjadi. Data keamanan yang ada memperlihatkan tuntutan masyarakat yang berada di sekitar BU semakin beragam. Kondisi sulit yang terjadi ditengah-tengah masyarakat akibat krisis akan membuat lingkungan sekitar BU akan mencoba segala cara untuk mendapatkan sebanyak mungkin “bantuan” dari setiap perusahaan yang ada di wilayah mereka. Bahkan bila tidak memungkinkan dengan jalur legal, kemungkinan dengan jalur ilegal seperti pencurian, pemalakan akan dilakukan baik secara perorangan maupun kelompok.
2. Menjalankan kebijakan perusahaan terhadap masyarakat atau lingkungan
   Program efisiensi yang dilakukan perusahaan tentunya akan berpengaruh juga terhadap besaran nominal bantuan yang bisa diberikan perusahaan kepada masyarakat di sekitar perusahaan. Padahal di pihak lain disituasi normal saja masyarakat umumnya akan selalu mencoba meminta kenaikan bantuan setiap tahun. Sehingga dalam situasi krisis saat ini tidak akan berlebihan jika masyarakat selalu mencoba meminta lebih walau disisi lain adalah sangat wajar juga setiap perusahaan akan mencoba untuk mengecilkan atau setidaknya tidak ada kenaikan disetiap pos pengeluaran termasuk untuk lingkungan. Disinilah tantangan bagi PGA BU bagaimana caranya menyusun program sesuai dengan kebijakan perusahaan sekaligus juga bisa menciptakan komunikasi yang efektif kepada masyarakat.

Karena kondisi disetiap lokasi sangat bervariasi maka tidak akan bisa diperoleh suatu rumusan yang dapat diterapkan di setiap tempat. Tetapi beberapa usulan dibawah bisa dijadikan referensi untuk menjawab tantangan-tantangan yang ada di setiap unit :
Untuk menjawab tantangan Internal di atas paling tidak dapat dilakukan hal-hal berikut :

1. Kenali prioritas bisnis yang sedang terjadi atau dilakukan di lapangan.
   Untuk mengetahui prioritas tersebut dibutuhkan pengenalan yang mendalam terhadap apa yang sedang terjadi di dalam proses bisnis. Pengenalan tentunya membutuhkan komunikasi dan interaksi kesetiap pihak yang mempunyai otoritas dalam menentukan kebijakan disetiap lokasi. Tetapi interaksi atau komunikasi itu hanya akan efektif jika sebelumnya sudah mengetahui tujuan yang ingin dicapai. Prioritas sangat menentukan jenis supporting yang dibutuhkan oleh operasional. Kesalahan dalam membaca kebutuhan business akan menyebabkan tidak efektifnya support yang diberikan oleh PGA BU. Sebaliknya jika cocok maka support yang diberikan akan sangat membantu operasional dalam mencapai targetnya, dan setiap pertanyaan yang muncul dari karyawan akibat kebijakan perusahaan akan terjawab juga.
2. Kenali secara detail tugas dan tanggung jawab PGA serta keterkaitannya dengan situasi internal
   Secara umum tugas dan tanggung jawab PGA hampir sama jenisnya di setiap lokasi. Kalaupun ada perbedaan umumnya muncul karena kekhasan dari bidang bisnis sehingga memunculkan satu atau dua jenis pekerjaan tertentu yang tidak terdapat di bisnis lain. Satu hal yang pasti adalah semua tugas-tugas tersebut fungsinya untuk mendukung BU dalam mencapai targetnya. Pengenalan secara detail setiap seluk beluk pekerjaan PGA akan memudahkan kita dalam mengaitkannya dengan prioritas bisnis di setiap kondisi. Sebagai contoh dalam masalah penghematan energi, pengenalan yang mendalam terhadap seluk beluk AC atau peralatan listrik akan memudahkan mengatur atau menentukan tindakan yang paling baik untuk semua pihak dalam arti tujuan perusahaan akan penghematan terpenuhi tetapi juga tanpa harus mengganggu efektifitas kerja karyawan lain.
3. Skala prioritas yang jelas
   Sebenarnya tugas-tugas rutin PGA sudah sangat menyita waktu setiap hari. Hanya pengenalan yang mendalam terhadap setiap detail pekerjaan tersebut yang akan mempermudah dalam membuat skala prioritas dalam melaksanakannya. Ketika ada kebijakan baru yang dikeluarkan perusahaan dalam melewati situasi krisis saat ini, maka pengenalan akan semua tugas PGA serta keterkaitannya dengan prioritas bisnis BU akan mempermudah dalam menentukan mana pekerjaan yang harus didahulukan dan kesiapan dalam menyelesaikan setiap dampak yang muncul akibat implementasi kebijakan tersebut.
4. Inovasi tiada henti
   Setiap masalah atau krisis selalu menghasilkan 2 sikap yaitu, sikap menyerah atau menganggap masalah sebagai tantangan untuk melakukan inovasi atau kreativitas. Semua orang pasti akan setuju bahwa krisis sekarang akan membuat tugas-tugas semakin berat dan banyak. Tetapi sikap berfikir posistif disertai kemauan yang kuat selalu menghasilkan inovasi baru untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang muncul.

Permasalahan eksternal yang muncul tidak kalah rumitnya dengan permasalahan internal. Bahkan bagi seorang PGA permasalahan eksternal (terutama yang berhubungan dengan masyarakat sekitar) sering boleh jadi lebih memusingkan dengan permasalahan internal. Hal ini terjadi terutama dilokasi-lokasi tertentu yang masyarakatnya cenderung selalu “melakukan” gangguan terhadap perusahaan. Dalam masa krisis saat ini paling tidak dibutuhkan hal-hal berikut :

1. Usahakan selalu punya data terbaru demography masyarakat
   Pengenalan terhadap kondisi masyarakat sekitar sangat menentukan efektifitas kebijakan (terutama bantuan) yang dikeluarkan perusahaan. Dalam situasi krisis dimana tuntutan masyarakat terhadap perusahaan semakin besar, dibutuhkan selalu data terbaru kondisi masyarakat disekitar perusahaan. Sebagai contoh, mungkin saja sudah terjadi perubahan komposisi kelompok atau tokoh yang berpengaruh di masyarakat. Akibatnya bantuan atau komunikasi yang dilakukan tidak akan menjawab kebutuhan perusahaan atau bahkan malah menimbulkan masalah yang lebih besar.
2. Prioritas program yang sesuai dengan kondisi lapangan
   Sama seperti dalam penyelesaian masalah internal, situasi krisis sangat membutuhkan kejelian dalam menyusun prioritas program dalam bidang eksternal. Bisa saja akan terjadi pengurangan pengeluaran untuk pos tertentu, melakukan perubahan dalam pengeluaran atau bahkan menghilangkannya. Tetapi perubahan tersebut tetap harus tidak mengurangi situasi kondusif atau aman bagi BU dalam menjalankan bisnis. Untuk itu data terbaru dan detail dari komposisi masyarakat atau lingkungan BU akan sangat menentukan dalam membuat prioritas program yang bisa dijalankan. Tidak semua tuntutan masyarakat bisa dipenuhi tetapi prioritas program yang sesuai dengan kondisi lapangan paling tidak akan menyelesaikan permasalahan utama yang harus dihadapi.
3. Pola komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan lapangan (networking)
   Tidak mungkin setiap tuntutan masyarakat yang berhubungan dengan dana bisa dipenuhi oleh perusahaan. Untuk itu kemampuan dalam melakukan komunikasi yang efektif kepada tokoh atau golongan yang tepat akan sangat membantu dalam menyelesaikan setiap permasalahan. Bukan hanya itu, program yang dijalankan juga membutuhkan komunikasi yang efektif agar semua pesan yang ingin disampaikan perusahaan bisa diterima dengan jelas oleh orang atau kelompok yang tepat. Pola komunikasi disetiap lokasi pasti akan berbeda karena sangat dipengaruhi oleh budaya atau kebiasaan lokal.
4. Program dan pertanggung jawaban yang jelas
   Prioritas program yang dilakukan harus memunculkan kegiatan yang tepat sasaran. Karena bisa jadi niat yang baik tetapi jika tidak disertai dengan pelaksanaan yang baik akan menimbulkan permasalahan baru. Untuk itu harus selalu bisa dipastikan bahwa disetiap kegiatan yang dilakukan semua unsur pendukung dalam program tersebut ikut berperan serta. Sebagai contoh, bantuan kepada salah satu tokoh atau kelompok hanya akan berguna atau efektif jika hal tersebut bisa menimbulkan dampak luas bagi masyarakat lainnya. Dari sisi perusahaan, setiap pengeluaran membutuhkan laporan rincian pertanggungjawaban yang jelas. Karena laporan ini akan sangat membantu dalam menentukan kebijakan selanjutnya dimasa mendatang.

Akhirnya kalau meminjam kriteria yang dipakai Mbah Dave Ulrich dalam buku HR Champion, dengan menjalankan semua kegiatan tersebut berarti kita sudah menjadi (paling tidak mendekati kriteria) PGA yang champion karena sudah mampu mempertanggung jawabkan semua tugas yang dipercayakan ( administrasi dengan data yang akurat dan transparan), punya kontribusi yang nyata dalam menghadapi krisis yang terjadi saat ini, melakukan terobosan dan inovasi dalam membuat dan menjalankan program ditengah kesulitan dan terakhir semua peran atau program yang kita lakukan ternyata dapat mensupport pimpinan BU (operasional) menjalankan kegiatan bisnis dengan baik ditengah-tengan krisis sekarang ini. Jadi situasi krisis tidak menurunkan sisi profesionalitas kita dengan turunnya standar atau kualitas pelayanan kepada BU. Kualitas harus minimal sama bahkan sangat memungkinkan untuk terus meningkat. Hebat bukan......

by : Jimmy Perangin Angin